Un documento de consulta aparece tanto en la carpeta del equipo como en la de tu proyecto. Antes de borrar uno pensando que está duplicado, comprueba si es un acceso directo. Dos entradas en Drive no siempre son dos archivos independientes.
El acceso directo lleva al original
Un acceso directo apunta a otro archivo o carpeta. Al abrirlo llegas a ese elemento: si editas el documento, cambias el original. Busca el indicador de acceso directo y revisa el elemento antes de reorganizar una carpeta compartida.
Imagina que varios proyectos usan la misma lista para preparar envíos. Con un acceso directo, cada proyecto encuentra la lista que el equipo mantiene al día. Una copia independiente serviría para adaptarla a un proyecto concreto, pero dejaría de reflejar las correcciones posteriores del original. Ponle un nombre que deje clara esa diferencia.
Ver el título no significa poder abrir el archivo
Quien puede ver la carpeta también puede ver el título del acceso directo, pero no recibe automáticamente permiso para abrir el original. Si un compañero tiene que solicitar acceso, revisa los permisos del archivo original. Crear más accesos directos no lo solucionará. Piensa también qué revela el título antes de colocarlo en una carpeta compartida con muchas personas.
Eliminar un acceso directo, si tienes permiso, elimina ese enlace y no el original. En cambio, el acceso directo puede dejar de funcionar si el original se envía a la papelera, se borra o pierdes el permiso para abrirlo. Una copia de seguridad requiere una medida aparte: contar accesos directos no indica cuántas copias recuperables tienes.