Un document de référence apparaît dans le dossier de l’équipe et dans celui de votre projet. Avant d’en supprimer un comme doublon, vérifiez s’il s’agit d’un raccourci. Deux éléments visibles dans Drive peuvent mener au même fichier.
Le raccourci ouvre l’original
Un raccourci renvoie vers un autre fichier ou dossier. Si vous modifiez le document ouvert de cette manière, vous modifiez toujours l’original. Repérez l’indication de raccourci et examinez l’élément avant de réorganiser un dossier partagé.
Imaginez que plusieurs projets utilisent la même liste de préparation des colis. Les raccourcis permettent à chacun de retrouver la liste tenue à jour par l’équipe. Une copie indépendante serait utile pour l’adapter à un projet précis, mais elle ne reprendrait pas les corrections ultérieures de l’original. Donnez-lui un nom qui rende cette différence claire.
Voir le titre ne donne pas accès au fichier
Les personnes ayant accès au dossier voient le titre du raccourci, sans obtenir automatiquement le droit d’ouvrir le document d’origine. Si un collègue doit demander l’accès, vérifiez le partage de l’original. Ajouter des raccourcis ne résoudra pas le problème. Pensez aussi à ce que révèle le titre avant de le rendre visible dans un dossier largement partagé.
Supprimer un raccourci, lorsque vous en avez le droit, retire ce lien plutôt que l’original. En revanche, le raccourci peut cesser de fonctionner si l’original est mis à la corbeille, supprimé ou si vous perdez votre accès. Prévoyez séparément une sauvegarde ou une copie de travail indépendante. Compter les raccourcis ne permet pas de compter les copies récupérables.