Ein Nachschlagedokument liegt scheinbar im Teamordner und zugleich im Projektordner. Bevor Sie einen Eintrag als Dublette löschen, prüfen Sie, ob er eine Verknüpfung ist. Zwei sichtbare Einträge in Drive können auf dieselbe Datei führen.
Die Verknüpfung führt zum Original
Eine Verknüpfung verweist auf eine andere Datei oder einen Ordner. Wenn Sie das darüber geöffnete Dokument bearbeiten, ändern Sie weiterhin das Original. Achten Sie auf die Kennzeichnung als Verknüpfung und prüfen Sie den Eintrag vor dem Aufräumen eines gemeinsamen Ordners.
Angenommen, mehrere Projekte nutzen dieselbe Packliste. Über Verknüpfungen finden alle die zentral gepflegte Liste. Eine eigenständige Kopie wäre sinnvoll, wenn ein Projekt seine eigene Fassung braucht. Spätere Korrekturen am Original würden darin allerdings nicht automatisch erscheinen. Ein eindeutiger Name hilft, die Fassungen auseinanderzuhalten.
Ein sichtbarer Titel ist noch keine Zugriffsberechtigung
Wer den Ordner sehen kann, sieht auch den Titel der Verknüpfung. Zugriff auf die Zieldatei entsteht dadurch nicht automatisch. Muss jemand eine Freigabe anfordern, prüfen Sie die Berechtigungen des Originals. Weitere Verknüpfungen lösen das Problem nicht. Überlegen Sie auch, was der Titel verrät, bevor Sie ihn in einem großen gemeinsamen Ordner sichtbar machen.
Wenn Sie eine Verknüpfung entfernen dürfen, löschen Sie damit den Verweis und nicht das Original. Wird dagegen das Original in den Papierkorb verschoben oder gelöscht, oder verlieren Sie den Zugriff, kann die Verknüpfung unbrauchbar werden. Eine Sicherung oder eigenständige Arbeitskopie müssen Sie gesondert anlegen. Die Anzahl der Verknüpfungen sagt nichts über wiederherstellbare Kopien aus.