Справочный документ виден и в папке команды, и в папке вашего проекта. Прежде чем удалять один из них как дубликат, проверьте, не ярлык ли это. Две записи на Google Диске могут вести к одному и тому же файлу.
Ярлык открывает оригинал
Ярлык ссылается на другой файл или папку. Когда вы открываете через него документ и редактируете текст, изменения попадают в оригинал. Найдите обозначение ярлыка и проверьте сам элемент, прежде чем наводить порядок в общей папке.
Допустим, несколько проектов используют одну памятку по упаковке заказов. Ярлыки помогают каждому проекту найти памятку, которую команда поддерживает в актуальном состоянии. Отдельная копия пригодится для собственных правил проекта, но последующие исправления оригинала в неё автоматически не попадут. Назовите такую копию так, чтобы её не путали с общей версией.
Видеть название не значит иметь доступ
Люди с доступом к папке видят название ярлыка, но разрешение открыть оригинал автоматически не получают. Если коллеге предлагается запросить доступ, проверьте настройки общего доступа исходного файла. Новые ярлыки проблему не решат. Подумайте и о самом названии, прежде чем показывать его в папке с широким доступом.
Удаляя ярлык, если у вас есть такое право, вы убираете ссылку, а не оригинал. Но ярлык может перестать работать, если оригинал отправлен в корзину, удалён или вам закрыли доступ. Резервную или независимую рабочую копию нужно создавать отдельно. По количеству ярлыков нельзя судить, сколько у вас копий для восстановления.