Du planst ein Treffen mit vier Personen. Später steht ein fünfter Name im Kalender. Prüfe vor der Suche nach einem technischen Fehler, ob die Einladung Gästen erlaubt hat, weitere Personen hinzuzufügen.
Öffne in Google Kalender am Computer einen Termin, den du bearbeiten darfst, und kontrolliere die Gästeberechtigungen. Google beschreibt dort das Kästchen „Andere einladen“. Entferne den Haken, wenn weitere Einladungen über dich laufen sollen, und speichere den Termin. Welche Einstellungen verfügbar sind, hängt von deiner Rolle und der Terminart ab.
Erkläre, wie weitere Personen vorgeschlagen werden
Für eine kleine Planungsrunde könntest du schreiben: „Soll noch jemand teilnehmen, bitte die organisierende Person, den Gast hinzuzufügen.“ Damit ist das Vorgehen klar, ohne die Bearbeitung des gesamten Termins freizugeben. Der Satz ist ein Formulierungsvorschlag, keine Vertraulichkeitsgarantie.
Veröffentliche Einladungen nicht in offenen Kanälen. Eine Berechtigung verhindert nicht, dass jemand Uhrzeit, Beschreibung oder Besprechungslink kopiert. Auch bei wenigen Gästen gehören unnötige private Details nicht in die Einladung.
Gästeliste und Dateien getrennt kontrollieren
Öffne den gespeicherten Termin erneut und prüfe Einstellung und Namen. Das Verhindern neuer Einladungen sagt nichts darüber aus, ob alle bereits eingetragenen Personen weiterhin teilnehmen sollen. Kläre unbekannte Namen, bevor du jemanden entfernst, besonders bei gemeinsam verwalteten Arbeitskalendern.
Prüfe verlinkte Dokumente zusätzlich über deren eigene Freigaben. Die Gästeliste zeigt nicht alle Zugangswege zu diesen Dateien. Zum Kennenlernen eignet sich ein deutlich gekennzeichneter Testtermin mit einer einverstandenen Person und ohne private Anhänge. Lösche ihn danach, damit er nicht mit einem echten Treffen verwechselt wird.