Vous organisez une réunion pour quatre personnes. Plus tard, un cinquième nom apparaît. Avant de soupçonner un problème de calendrier, vérifiez si les invités pouvaient ajouter d’autres participants.
Dans Google Agenda sur ordinateur, ouvrez un événement que vous pouvez modifier et examinez les autorisations des invités. Google y décrit l’option « Inviter d’autres personnes ». Décochez-la si vous souhaitez décider des ajouts, puis enregistrez. Les réglages disponibles dépendent de votre rôle et du type d’événement.
Préciser comment proposer un participant
Pour une petite réunion, vous pouvez écrire : « Si une autre personne devrait participer, demandez à l’organisateur de l’ajouter. » Cette phrase explique la marche à suivre sans autoriser les invités à modifier tout l’événement. C’est un exemple de formulation, pas une garantie de confidentialité.
Évitez de publier les invitations dans des espaces ouverts. Un réglage n’empêche pas de copier l’heure, la description ou le lien de réunion. N’ajoutez pas de détails privés inutiles sous prétexte que la liste des invités est courte.
Contrôler la liste et les documents séparément
Après l’enregistrement, rouvrez l’événement pour vérifier le choix conservé et les noms présents. Bloquer les nouvelles invitations ne signifie pas que chaque personne déjà inscrite doit rester. Renseignez-vous sur les noms inconnus avant de supprimer quelqu’un, notamment dans un calendrier professionnel partagé.
Vérifiez aussi les autorisations propres aux documents liés. La liste des invités ne recense pas tous les moyens d’accéder à ces fichiers. Pour découvrir les réglages, créez un événement clairement nommé comme essai, avec une personne d’accord pour vous aider et sans pièce jointe privée. Supprimez-le ensuite pour éviter toute confusion.