In einer Tabelle steht die Menge 9 in einer grünen Zelle. Grün soll hier eigentlich „mindestens 10“ bedeuten. Die Farbe wirkt beruhigend, verrät aber nicht, welche Regel dahintersteht. Die Füllfarbe von Hand zu ändern würde den Widerspruch verdecken, statt ihn aufzuklären.
Erst den Wert lesen, dann die Farbe
Wählen Sie die Zelle aus und prüfen Sie ihren Wert oder ihre Formel in der Bearbeitungsleiste. Sehen Sie sich anschließend die Regeln für die bedingte Formatierung an. In Excel für Windows führt der Weg über Start → Bedingte Formatierung → Regeln verwalten. Auch die Webversion bietet eine Regelverwaltung; Anordnung und verfügbare Funktionen unterscheiden sich je nach Version.
Prüfen Sie die Bedingung, mögliche Formelverweise und den Bereich, für den die Regel gilt. Eine richtige Regel für die falschen Zeilen liefert trotzdem ein irreführendes Ergebnis. Greifen mehrere Regeln auf dieselbe Zelle zu, kontrollieren Sie deren Reihenfolge und ob eine Regel die Auswertung weiterer Regeln beendet. Bei widersprüchlichen Formaten kann die Priorität entscheiden.
Klären Sie außerdem, ob die Farbe überhaupt aus einer bedingten Formatierung stammt. Vielleicht wurde die Zelle einfach eingefärbt. Eine manuelle Füllfarbe belegt nicht, dass ihr Wert eine Bedingung erfüllt.
Die Grenze von beiden Seiten prüfen
Tragen Sie in einer Kopie der Arbeitsmappe die Werte 9, 10 und 11 in Zellen ein, für die dieselbe Regel gilt. Bei „größer oder gleich 10“ sollten 10 und 11 grün werden, 9 dagegen nicht. Bei „größer als 10“ darf nur 11 grün werden. Genau am Grenzwert macht die Formulierung einen Unterschied.
Stimmt das Ergebnis nicht, korrigieren Sie Bedingung, Bezug oder Geltungsbereich und prüfen Sie erneut. Übermalen Sie die Ausnahme nicht. Ergänzen Sie eine klare Spaltenüberschrift, einen ausgeschriebenen Status oder eine Legende. So bleibt die Bedeutung auch im Schwarz-Weiß-Ausdruck verständlich und hängt nicht davon ab, Farben unterscheiden zu können. Lassen Sie die Zahlen sichtbar: Die Formatierung soll das Ergebnis auffindbar machen, nicht ersetzen.