Un archivo puede aparecer en Drive sin ser tuyo. Comprueba propietario y ubicación antes de limpiar. Quitar de tu vista un archivo compartido por otra persona no equivale a eliminar definitivamente uno propio.
Distingue dos casos
En archivos ajenos, Quitar o Quitar de la vista los oculta de tu lista; los demás conservan acceso. No consumen tu cuota. Abrirlos puede hacer que reaparezcan y también pueden salir en búsquedas.
En archivos propios, mover a la papelera no libera espacio inmediatamente. Google indica que los colaboradores pueden conservar acceso hasta la eliminación definitiva. La papelera suele vaciar esos elementos tras 30 días; no sirve para revocar acceso ni como archivo permanente.
Antes de eliminar definitivamente
Prueba los controles con un archivo desechable, no con el único documento del equipo. Comprueba quién lo necesita y si conviene transferir propiedad. Consulta por separado las reglas de unidades compartidas: tienen otro modelo de permisos.