Файл может отображаться в вашем Drive, не принадлежа вам. Перед уборкой проверьте владельца и расположение. Убрать из своего списка чужой общий файл — не то же самое, что окончательно удалить собственный.
Разделите две ситуации
Для чужого файла команда удаления из списка или скрытия убирает запись из вашего представления; остальные сохраняют доступ. Такие файлы не расходуют вашу квоту. Повторное открытие может вернуть запись, а удалённый из представления файл всё ещё способен появляться в поиске.
Для собственного файла перенос в корзину не освобождает место немедленно. Google указывает, что соавторы могут сохранять доступ до окончательного удаления. Обычно содержимое корзины удаляется окончательно через 30 дней. Поэтому корзина не заменяет отзыв доступа и не подходит для долгого архива.
Проверьте до необратимого удаления
Изучайте команды на одноразовом примере, а не единственном документе команды. Перед окончательным удалением выясните, кому ещё нужен файл и следует ли передать владение. Правила общих дисков организации изучайте отдельно: эта схема личного Drive не описывает все модели разрешений.