Цветной выпадающий список выглядит как строгий набор значений, но правило может отклонять посторонний вариант или только предупреждать о нём. Выбирайте поведение под задачу: колонка фиксированных статусов и колонка новых предложений устроены по-разному.
Сначала сделайте небольшой пример
В пробной таблице на компьютере выделите A2:A5 и откройте «Данные», «Проверка данных», «Добавить правило». Создайте список из двух значений: «Новая» и «Готово». Для примера оставьте одиночный выбор. Используйте пустой диапазон, чтобы не менять существующие записи.
В дополнительных параметрах проверьте обработку недопустимых данных. Обычный список по умолчанию отклоняет отсутствующий вариант. Предупреждение позволяет его ввести с отметкой. Названия зависят от языка; мобильные элементы управления отличаются.
Проверьте значение и исключение
Выберите «Новая» в A2. В A3 попробуйте ввести «Позже», которого в списке нет. При отклонении убедитесь, что оно не принимается как обычное допустимое значение. В пробной копии включите предупреждение и повторите: проверьте, что значение осталось с отметкой. Затем верните нужное вам поведение.
Отделяйте правило от качества данных
Для статусов согласуйте короткий словарь и объясните исключения. Для предложений предупреждение может быть полезно на время разбора новых терминов. Ни цвет, ни наличие списка не доказывают правильность старых данных. Проверьте их отдельно до подсчётов и отчётов.