Ein farbiges Dropdown wirkt wie eine kontrollierte Liste. Seine Regel kann fremde Werte aber ablehnen oder nur davor warnen. Wählen Sie das Verhalten passend zur Aufgabe: feste Statuswerte und neue Vorschläge haben unterschiedliche Anforderungen.
Zuerst ein kleines Beispiel anlegen
Markieren Sie in einem Testblatt am Computer A2:A5 und öffnen Sie Daten, Datenvalidierung, Regel hinzufügen. Legen Sie ein Dropdown mit Neu und Fertig an. Verwenden Sie hier Einfachauswahl und einen leeren Bereich, damit vorhandene Datensätze unverändert bleiben.
Prüfen Sie unter Erweiterte Optionen den Umgang mit ungültigen Daten. Das Standard-Dropdown lehnt fremde Einträge ab. Eine Warnung erlaubt sie mit einem Hinweis. Bezeichnungen hängen von der Sprache ab; Mobilgeräte haben andere Bedienelemente.
Gültigen Wert und Ausnahme prüfen
Wählen Sie Neu in A2. Tragen Sie in A3 Später ein, das nicht in der Liste steht. Prüfen Sie bei aktiver Ablehnung, dass es nicht als normaler gültiger Eintrag angenommen wird. Wechseln Sie in der Testkopie zu Warnung und versuchen Sie es erneut: Der Wert sollte mit Hinweis erhalten bleiben. Stellen Sie danach das benötigte Verhalten wieder ein.
Regel und Datenqualität trennen
Vereinbaren Sie für Statusspalten ein kurzes Vokabular und erklären Sie Ausnahmen. Für Vorschläge kann eine Warnung bis zur Prüfung neuer Begriffe sinnvoll sein. Weder Farbe noch Dropdown beweisen korrekte Altdaten. Prüfen Sie vorhandene Werte vor Zählungen oder Berichten separat.