Nach dem Ausblenden der Änderungsmarkierungen sieht die Word-Seite fertig aus. Die Änderungen sind damit aber nicht unbedingt aus der Datei entfernt. Wer das Dokument erhält, kann die Markierungen wieder einblenden und zuvor verborgene Formulierungen lesen.
Bewahren Sie die Arbeitsfassung mit den bisherigen Überarbeitungen auf. Prüfen Sie in einer separaten Kopie jede Änderung und nehmen Sie sie an oder lehnen Sie sie ab. Wenn Sie die Änderungsverfolgung ausschalten, werden lediglich neue Bearbeitungen nicht mehr erfasst. Frühere Änderungen bleiben bestehen. Kommentare müssen Sie zusätzlich prüfen.
Angenommen, Sie haben den Liefertag bei eingeschalteter Änderungsverfolgung von Dienstag auf Donnerstag geändert. Auf der Seite kann Donnerstag stehen, während Dienstag noch als gelöschter Text gespeichert ist. Öffnen Sie die Versandkopie mit allen Markierungen und prüfen Sie, ob Ihre Entscheidungen tatsächlich übernommen wurden.
Bietet Ihre Word-Ausgabe die Dokumentprüfung an, führen Sie sie auf dieser Kopie aus. Lesen Sie die Ergebnisse vor dem Entfernen von Inhalten, denn manches lässt sich nicht rückgängig machen. Speichern und schließen Sie die Datei und öffnen Sie genau den vorgesehenen Anhang erneut. Ein ordentliches Bildschirmfoto oder ein separates PDF beweist nicht, dass die bearbeitbare Word-Datei keine Überarbeitungen mehr enthält.