Vous envoyez un document, le corrigez dans OneDrive et supposez que le destinataire verra la correction. Tout dépend de l’envoi. Une pièce jointe classique est une copie indépendante ; un lien renvoie vers le fichier en ligne, selon ses droits d’accès.
Décidez de ce que vous transmettez
Pour remettre une version précise, joignez la copie vérifiée. Pour poursuivre un travail commun, un lien permet de retrouver le même document. Outlook propose les deux possibilités, avec des commandes différentes selon le nouvel Outlook, Outlook classique ou la version web. Examinez les options du fichier dans le brouillon plutôt que le seul trombone.
Imaginons une liste de préparation pour l’expédition du mardi, à laquelle vous ajoutez ensuite les articles du mercredi. La personne utilisant la copie jointe du mardi ne recevra pas automatiquement ces ajouts. Celle qui suit le lien pourra voir la version suivante. Précisez si vous transmettez un état daté ou un document de travail.
Contrôlez l’élément inséré
S’il s’agit d’une copie, ouvrez la pièce jointe et vérifiez son contenu et sa version. Un fichier récent proposé ou un téléchargement au nom proche n’est pas forcément le bon.
Pour un lien, vérifiez qui peut l’ouvrir et qui peut le modifier. Votre propre accès ne prouve pas qu’une personne extérieure à votre organisation y aura accès. Si un essai est nécessaire, utilisez un fichier anodin avec le collaborateur et les droits prévus. N’élargissez pas le partage d’un document privé uniquement pour réussir cet essai.
Modifier ensuite l’original en ligne ne met pas à jour une pièce jointe déjà reçue. Changer les droits du lien n’efface pas non plus les copies déjà téléchargées. Tenez compte de ces effets différents pour choisir le mode d’envoi.