Un collègue vous demande d’améliorer un paragraphe partagé, sans avoir encore validé de changement sur le fond. Le mode Suggestion de Google Docs permet de proposer une autre formulation en laissant son acceptation en attente. Une modification directe change le texte sans cette étape de validation distincte.
Utilisez une suggestion lorsque vous avez une formulation précise à proposer. S’il faut confirmer une date ou le sens d’un terme, posez plutôt la question dans un commentaire. Dans Google Docs, les personnes autorisées à commenter ou à modifier peuvent suggérer des changements. Ce droit ne signifie pas que leurs propositions sont déjà approuvées.
Imaginez que le texte annonce une salle disponible tous les après-midi. Vous avez seulement confirmé sa disponibilité le vendredi après-midi. Demandez ce qu’il en est des autres jours avant de remplacer la phrase par un calendrier que vous ne connaissez pas encore.
Le propriétaire ou une personne autorisée à modifier le document doit accepter ou rejeter les propositions selon ce qui a été convenu. Avant de préparer la version à envoyer, vérifiez les suggestions et commentaires encore ouverts. Un texte agréable à lire peut contenir des décisions en suspens. Gardez une version de travail si les échanges et leurs raisons doivent rester disponibles.